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PROBLEMÁTICA ACTUAL. NECESIDADES
La búsqueda continua de nuevos y novedosos productos y servicios se basa principalmente en la solución a problemas existentes en el mercado o la creación de una necesidad.
Una vez desarrollado ese producto y/o servicio hay que realizar una serie de acciones comerciales y planificar una estrategia de marketing para su lanzamiento.
Un gran número de empresas cometen el error de finalizar aquí su relación con el cliente, una vez realizada la venta y no ejecutan ninguna acción de seguimiento post-venta.
Por otro lado, debido al avance imparable de las nuevas tecnologías, su reducido coste y el gran volumen de información manejado actualmente por cualquier empresa, éstas incorporan a sus herramientas de trabajo complejos y costosos sistemas de gestión basados principalmente en la informática.
Estos sistemas obvian en la mayoría de los casos lo que obvian las empresas y centran su atención en la gestión y no en el seguimiento. Un buen seguimiento y una buena herramienta de marketing lograrán convertir en cliente a un potencial cliente, una buena herramienta de post-venta y análisis de la información lograrán su fidelización y la fidelización de la cartera de clientes logrará a su vez un mejor posicionamiento en el mercado de la empresa.
¿Por qué no desarrollar esta herramienta? ¿Y por qué no desarrollarla con un mínimo coste y una gran facilidad de manejo? ¿Por qué no hacerla funcional y operativa para cualquier tipo de PYME? ¿Y por qué no dejar el código abierto para su evolución y completa personalización?
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SYM-Soft SEGUIMIENTO Y MARKETING
Clientes, Proveedores y Contactos
Base de datos de empresas, entidades y organismos relacionados con la actividad de la empresa o de interés para la misma clasificadas por criterios de búsqueda y criterios de interés. Datos generales, económicos, bancarios, productos y servicios relacionados y seguimiento cronológico de las acciones efectuadas sobre ellas. Control de tareas pendientes y gestión de la documentación asociada a las líneas de seguimiento. Control de caducidad de contratos visual y con alarmas.
Productos y/o Servicios
Base de datos de productos y/o servicios relacionados con los clientes y proveedores. Datos generales y seguimiento cronológico de las acciones efectuadas sobre los mismos. Control de tareas pendientes y gestión de la documentación asociada a las líneas de seguimiento. Control de fechas de presentación y salida al mercado visual y con alarmas.
Agenda
Control de acciones efectuadas por usuario sobre clientes y productos y/o servicios. Gestión de tareas pendientes y análisis y filtrado de acciones por fecha, cliente, producto y/o servicio, pendiente y cualquier palabra clave. Asignación de tareas propias y tareas comunes por departamento o empresa. Control y gestión de la documentación asociada a las líneas de seguimiento. Acceso inmediato a la ficha de clientes y productos y/o servicios.
Control de la documentación
Asociación de cualquier tipo de documento a las líneas de seguimiento de clientes y productos y/o servicios existentes en la base de datos desde su pantalla correspondiente o directamente desde la agenda. Documentos de texto, hojas de cálculo, planos, imágenes, correo, presentación de diapositivas, animaciones, etc.
Módulo de e-mailing
Generación de plantillas de e-mail personalizando la persona a la que va dirigido, el asunto, el contenido del texto y los documentos adjuntos. Contenidos HTML, XML, formato texto, animaciones Flash, etc. que configuran formularios de satisfacción del cliente, generación de ofertas, seguimiento periódico, informes basados en acciones, gestión de comunicados, noticias y eventos, etc. Filtrado de clientes y control de e-mails no deseados. Inclusión de forma automática de líneas de seguimiento de las acciones realizadas.
Análisis y explotación de los datos
Pantalla de análisis de cliente interna. Explotación de datos externa basada en tablas dinámicas que se actualizan automáticamente generando informes de todo tipo: ventas por producto, servicio más rentable, acción más efectuada, comercial más eficiente, objetivos alcanzados, proyectos menos costosos, acciones comerciales o campañas más eficientes, número de altas de clientes por trimestre, dietas por comercial y mes, ... cualquier cosa que podamos imaginar.
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GESTIÓN COMERCIAL Y MARKETING
El avance de las nuevas tecnologías y en concreto de la electrónica y las telecomunicaciones ha posibilitado un cambio radical en la comunicación personal y profesional. El e-mail se ha convertido en el estándar por su reducido coste y su gran potencia a la hora de remitir instantáneamente cualquier tipo de documento sin pérdida de calidad a cualquier parte del mundo.
Una buena estrategia comercial y de marketing para el posicionamiento en el mercado de un producto, servicio o empresa es un perfecto aliado para una herramienta que proporcione capacidades ilimitadas de comunicación con el cliente.
El módulo de e-mailing permite la generación de plantillas de todo tipo basadas en diferentes tecnologías: HTML, HTM, XML, JavaScript, Flash, etc. Es posible la generación de plantillas de contenidos para gestionar noticias y eventos, formularios de satisfacción de la cartera de clientes, encuestas de testeo de mercado y mejora y evolución de productos y servicios ya existentes, generación de ofertas, envíos periódicos de seguimiento y acciones realizadas, informes basados en acciones, gestión de comunicados o felicitaciones de Navidad o de cumpleaños.
La personalización completa del sistema junto con el control de correo no deseado permite la llegada directa al cliente ofreciendo o solicitando la información que deseemos en el formato que deseemos de forma instantánea y dejando constancia de la acción comercial o de marketing efectuada en cada una de las fichas de los clientes de forma automática.
El esfuerzo que supone disponer de este mecanismo de comunicación con el cliente es mínimo puesto que una vez realizadas las plantillas más usuales pueden duplicarse con facilidad, permitiendo a partir de este momento el envío masivo (sin realizar SPAM y completamente personalizado) de e-mails de diferente contenido aplicando ilimitados filtros sobre los clientes y contactos que dispongamos en la base de datos.
Podemos añadir un toque de elegancia realizando los encabezados y contenidos de los e-mails lo más ligero posible haciendo referencia a las imágenes subidas previamente por FTP a nuestro servidor, no recargando de esta manera los servidores de Internet y realizando además las tareas por la noche. De esta forma conseguimos e-mails corporativos con todo tipo de imágenes y colores que ocupan tan sólo 2 Kbytes.
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E-MAILING MARKETING
El lanzamiento de nuevas ofertas o campañas se convierte en una tarea fácil y perfectamente controlada con el módulo de e-mailing marketing. La utilización del e-mail como herramienta de lanzamiento de cualquier mensaje o información a contactos y clientes posibilita el economizar el envío masivo al máximo.
Cualquier tipo de envío de información en cualquier tecnología es configurable a través del módulo automatizado de e-mailing marketing: HTML, ASP, ActionScript, Javascript, Visualscript, PHP, etc. con accesos programados a bases de datos como MySQL, SQL Server, Access, etc.
Así como la utilización de ficheros HTM como fondo del e-mail, inclusión de la primera persona de contacto de la base de datos y hasta 16 ficheros adjuntos. A partir de las plantillas puede filtrar por campos que delimitan las características del cliente y campos en los que está interesado el cliente.
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FIDELIZACIÓN DE CLIENTES
Fidelizar a un cliente significa conocer sus preferencias, sus necesidades y sus gustos. Tener conocimiento de sus problemas e intentar buscar una solución. Este conocimiento puede obtenerse mediante el envío de formularios y encuestas solicitando información al respecto de forma cómoda y rápida para el propio usuario no le dedique excesivo tiempo.
Fidelizar a un cliente significa establecer una comunicación periódica con él. Que sepa que estamos ahí aunque después no ni lea los mensajes. Esta comunicación puede establecerse mediante el envío periódico de las tareas o acciones efectuadas sobre los productos, servicios o proyectos que a él le conciernen, de esta forma tiene conciencia del trabajo efectuado y del por qué de un mantenimiento o una cuota mensual.
Fidelizar a un cliente significa poder responder de inmediato ante un evento puntual como un reenvío de documentación, una aclaración o una reclamación. Esta recopilación de datos es inmediata cuando está perfectamente clasificada y asociada a la ficha del cliente y a sus proyectos relacionados.
Fidelizar a un cliente significa recordar sus fechas señaladas y tener detalles que no tienen tu competencia. Una postal de Navidad original o una felicitación de cumpleaños personalizada es un detalle recordado amablemente por el cliente. Cualquier animación, presentación, imagen o fotografía puede asociarse al módulo de e-mailing y tener constancia de su envío en la ficha del cliente.
Fidelizar a un cliente significa mantener al cliente informado periódicamente del lanzamiento de nuevos productos y servicios relacionados con su actividad o compatibles con los ya adquiridos. El cliente estará satisfecho por la recepción de la información y esto puede repercutir en una venta casi inmediata por la confianza depositada en su día entre cliente y proveedor.
Fidelizar a un cliente significa comunicar al cliente cualquier cambio en nuestra empresa o en nuestra forma de trabajar. Si el cliente está informado tiene la seguridad de que todo funciona como debería funcionar y no se llevará ninguna sorpresa como un cambio de domicilio inesperado, un teléfono obsoleto o una forma de pago cambiante.
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DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN
Ante la necesidad de una herramienta de control y seguimiento, las inquietudes generadas por el afán de continua superación y el alto coste de herramientas demasiado complejas para el día a día de una PYME, se opta por diseñar y desarrollar un software propio e implantarlo en la empresa.
Con el paso del tiempo, se detecta una necesidad en el mercado de las PYMES donde las de reciente creación no pueden invertir en grandes sistemas y siguen trabajando con soporte de papel y múltiples herramientas no relacionadas y las ya consolidadas invierten en sistemas de gestión y obvian el seguimiento del cliente, no disponiendo de herramientas comerciales y de marketing ni de control sobre el post-venta.
Se adapta el software para acoplarlo a cualquier tipo de empresa: atención al cliente, comercial ventas, comunicación publicidad, construcción mantenimiento, dirección gerencia, diseño creatividad, formación educación, ingeniería técnica, logística distribución, marketing, gestión de medios, recursos humanos personal, secretariado, tecnológicas, traducción o turismo.
Sus diferentes módulos permiten la introducción de datos y su posterior explotación en cualquier departamento de la empresa: comercial, ventas, técnico, logística, distribución, recursos humanos, gerencia, etc. Todo esto es posible gracias a un novedoso sistema de claves configurables que dotan a la aplicación de una gran versatilidad.
El código abierto permite su evolución y perfecta personalización para empresas con unos mínimos conocimientos de informática. Aunque ya está diseñada para cubrir todas las carencias existentes en la gran mayoría de las PYMES.
Y su reducido coste permite acceder a pequeñas y grandes empresas a una completa y novedosa herramienta sin la realización de un esfuerzo económico importante, permitiéndoles un mejor posicionamiento en el mercado y una diferenciación de su competencia.
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